Établissement public d’enseignement supérieur, l’école Paris-Saclay est l’une des quatre ENS de France, placées sous la tutelle du ministère en charge de l’enseignement supérieur et de la recherche. La gestion de son parc automobile, accessible au personnel voire aux élèves de l’école, s’organise de manière à responsabiliser les conducteurs ponctuels.
Pour son fonctionnement, l’école normale supérieure (ENS) de Paris-Saclay située à Gif-sur-Yvette (Essonne) possède un parc de sept véhicules à disposition : du personnel administratif ou technique, enseignants et chercheurs (plus de 500 personnes, au total), mais aussi, éventuellement, des 1 650 élèves de l’école.
Deux personnes ont toutefois le statut de conducteurs attitrés et peuvent utiliser l’ensemble des véhicules. Parmi eux, Franck Pilon est responsable de la gestion du parc automobile, dont il précise : “Il est composé de quatre voitures particulières, berlines et citadines. Elles sont utilisées uniquement dans le cadre des déplacements du président, des visiteurs ou du personnel de l’école.” La flotte est complétée par trois véhicules utilitaires légers (VUL), dont un Renault Master et un utilitaire compact, de marque Goupil. Outre le personnel, les VUL sont susceptibles d’être empruntés par les élèves, dans le cadre de prêts ponctuels.
Au total, les déplacements sont courts. Ils n’excèdent pas les limites régionales. Pour les élèves, ces déplacements se limitent bien souvent à des trajets encore plus courts, dans les environs immédiats de l’école. Résultat, les véhicules font peu de kilomètres. Franck Pilon envisage ainsi de mutualiser le parc de véhicules avec celui de l’école Centrale Supélec située à proximité. “C’est aussi une volonté de l’État que les parcs des établissements publics soient mutualisés”, argue le responsable de la gestion du parc automobile.
Organisation du parc : tout à faire !
Quand il est arrivé en 2005 à l’ENSP, Franck Pilon était essentiellement chauffeur de la directrice de l’école et il effectuait toutes les petites livraisons nécessaires dans le cadre de l’activité de l’école. Il s’est vu confier la gestion des prêts de véhicules, mais à l’époque il s’agissait uniquement de garder les clés des véhicules et de les confier aux emprunteurs. Franck Pilon précise : “Il n’y avait aucune organisation pour gérer la flotte de véhicules. Ils étaient empruntés en fonction de leur disponibilité. Il suffisait de venir prendre la clé au bureau. Aucun état des lieux du véhicule, ni de mise en garde, était nécessaire. Les clés des véhicules pouvaient être rapportées avec un ou deux jours de retard et il y avait visiblement peu de considération pour l’état des véhicules.”
Cette façon de procéder choque Franck Pilon qui, dans son parcours professionnel préalable, a été pendant vingt ans chauffeur professionnel : de poids lourds, dans le transport routier et d’autocars, dans le transport de voyageurs. Dans ces deux secteurs, il a connu les réglementations rigoureuses, les procédures à respecter et les contraintes de l’employeur pour prévenir en toute logique les risques routiers. “J’ai émis des réserves sur ce fonctionnement et mon chef de service de l’époque m’a donné carte blanche pour organiser la gestion du parc et les prêts de véhicules”, précise Franck Pilon. Utilisant son expérience personnelle, il va commencer par rédiger une autorisation administrative, une charte de sécurité et de responsabilité ainsi qu’un formulaire pour acter l’état des lieux du véhicule, avant et après chaque prêt. Ces documents ont été validés par le service juridique de l’école. Responsable également des livraisons, Franck Pilon a dans ce cadre rédigé un protocole de chargement et de déchargement, en cours de validation par le service juridique de l’ENSP. Il n’était pourtant pas obligatoire.
Désormais, les demandes de prêt s’effectuent par le système intranet de l’école, via un module qui permet au chef de service de suivre l’état de ces demandes. La demande administrative doit être validée par le responsable du parc ainsi que le directeur général des services de l’école. L’autorisation doit être signée par l’emprunteur. Elle précise que celui-ci déclare avoir lu la charte de sécurité avant d’emprunter le véhicule.
Responsabilité des conducteurs ponctuels
En signant l’autorisation administrative, les emprunteurs confirment de fait qu’ils ont bien pris connaissance de la charte. Celle-ci précise les obligations des conducteurs vis-à-vis du Code de la route et le suivi des amendes, s’ils sont concernés.. “On s’est aperçu, souligne le responsable du parc, que depuis la mise en place de cette autorisation administrative, sa gestion s’est fluidifiée, mais qu’il y a aussi beaucoup moins d’incidents ou d’accidents qu’auparavant, lorsque les bris de phare, les petits chocs ou les rayures étaient relativement fréquents. Désormais, le fait, pour l’emprunteur de prendre connaissance de la charte et de signer l’autorisation a tendance à le responsabiliser.”
Emprunter un véhicule n’est plus un geste anodin. Il y a une prise de conscience de la part des conducteurs qui font beaucoup plus attention, et Franck Pilon ne doute pas que cela a également un impact sur la prise de risque au volant qui a forcément diminué.
Les élèves n’ont pas forcément la même sensibilisation aux risques routiers que les salariés d’une entreprise lambda reconnaît le responsable du parc. Pour obtenir un prêt, ils doivent donc justifier de détenir leur permis de conduire depuis deux ans au minimum. Souvent, par ailleurs, ils n’ont jamais conduit un fourgon. “Ainsi, lors du prêt du Master, je prends le temps de les mettre en garde sur les spécificités de la conduite d’un VUL, sur les risques liés aux dimensions, hauteur et longueur, comme la gestion des angles morts, ou ceux liés à la fixation des charges éventuelles. De plus, quand les élèves veulent emprunter le fourgon pour un ou deux jours, on leur demande de prendre leur propre assurance. Depuis qu’on a mis en place ce principe, les problèmes avec les véhicules ont largement diminué.”
Suivi rigoureux et contraint des véhicules
Pour l’entretien des véhicules, Franck Pilon annonce la couleur : “J’utilise un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur, dite GMAO. Cela permet de rester informé des obligations liées aux contrôles techniques et autres révisions, et donc d’organiser toutes les interventions préventives et réglementaires. Des alertes sont prévues en cas de manquement.”
L’entretien et la maintenance des véhicules sont pris en charge par un prestataire agréé, l’État ayant souhaité depuis 2009 que toute la maintenance soit gérée par un opérateur extérieur pour rationaliser les dépenses liées aux parcs automobiles. Les véhicules de l’ENSP sont en effet achetés via l’UGAP (1). “On a un large choix, indique le responsable du parc, mais les prix d’achat sont plafonnés. Il n’est donc pas toujours possible de choisir le véhicule qui est le mieux équipé, en termes d’équipements de sécurité par exemple”.
Stéphane Chabrier
(1) Union des groupements d’achats publics.
